In 2011 kondigde het Kadaster aan de gedigitaliseerde hulpkaarten te willen vernietigen na vaststelling van een vervangingsbesluit (artikel 7 van de Archiefwet 1995). Tegen dit besluit hebben archiefdiensten, waaronder ook de Regionaal Historische Centra (RHC's), en historici bezwaar gemaakt. De Stichting Hulpkaarten Kadaster Nederland vertegenwoordigde veel van deze belanghebbenden. Het vervangingsbesluit werd tot de Raad van State tevergeefs aangevochten. Ondanks deze voor het Kadaster positieve rechterlijke uitspraken, ging het Kadaster uiteindelijk toch niet over tot de daadwerkelijke vernietiging van de kadastrale hulpkaarten.

In 2015 werden de hulpkaarten door het Kadaster geschonken aan de Stichting Hulpkaarten Kadaster Nederland. Aangezien deze stichting zelf niet beschikt over de mogelijkheden om de kaarten duurzaam te bewaren is er vanaf december 2015 gestart met het transport van dit omvangrijke archiefbestand (circa 2,2 km) naar de RHC's en andere archiefdiensten. Het Historisch Centrum Overijssel heeft begin 2017 zo'n 270 strekkende meter aan kadastrale hulpkaarten ontvangen. De gedigitaliseerde hulpkaarten zijn echter niet overgedragen aan het HCO.

De hulpkaarten, kaarten op schaal met de begrenzing van nieuw gevormde kadastrale percelen, vormen een belangrijke schakel tussen de minuutplans en de actuele situatie. Bekijken we een serie hulpkaarten van een bepaald gebied dan is het mogelijk om de planologische ontwikkeling van dit gebied tot in detail in beeld te brengen. De minuutplans en bijbladen vormen als het ware de optelsom van de hulpkaarten en geven een statisch beeld weer van een gebied in een bepaald jaar.

Op een hulpkaart wordt de oude situatie en de nieuwe situatie in kleur ingetekend en beschreven in een zogenaamde verwijzingsstaat.

Op de hulpkaarten worden gestandaardiseerde kleuren gebruikt voor tekening en tekst. Deze kleuren hebben de volgende betekenis:

• blauwe lijnen: de vervallen situatie
• rode lijnen: de nieuwe perceelsgrenzen en gebouwen
• zwarte lijnen: de onveranderd gebleven situatie
• blauwe nummers: geven de vervallen perceelnummers aan
• zwarte nummers: zijn van de nieuw gevormde percelen
• rode nummers: onveranderde perceelnummers

Uit de verwijzingsstaat blijkt uit welke oude percelen de nieuwe zijn ontstaan en voor welke oppervlaktes.

De gedigitaliseerde hulpkaarten zijn op de studiezaal van het Historisch Centrum Overijssel (HCO) via de Archiefviewer Kadaster te raadplegen.

Door de digitale beschikbaarheid van deze bron is de verwachte fysieke raadpleging op de studiezaal gering. Het HCO heeft dan ook weinig tijd besteed aan het opnieuw verpakken van de hulpkaarten, die bij het Kadaster al enkele jaren gereed stonden voor vernietiging.

De hulpkaarten zijn op de volgende manier geordend:

1) kadastrale gemeente
2) kadastrale sectie
3) reeks van archiefnummers

Deze drie onderdelen zijn in de beschrijving van elkaar gescheiden door middel van een ;-teken. Een reeks van archiefnummers is ook met een ;-teken genoteerd. Bijvoorbeeld: Almelo, Ambt; A; 1; 150. Dit moet worden gelezen als: archiefnummer 1 tot en met 150 van de kadastrale gemeente Ambt-Almelo sectie A.

Het palletnummer en het doosnummer zijn opgenomen in het veld 'Notabene', waarbij het palletnummer eerst is genoteerd. De palletnummers beginnen meestal met ZLP, de doosnummers beginnen doorgaans met ZLD. Het door het Kadaster gehanteerde portefeuille- of mapnummer is opgenomen in het veld 'Orde'.

De archiefnummers 1-150 van de gemeente Ambt-Almelo hebben portefeuille- of mapnummer 27. Het doosnummer is ZLD HK 0001. Het palletnummer was ZLP 0030. Bij het importen van de toegang van het Kadaster in het archiefbeheersysteem van het CO (MAIS-Flexis) zijn de spaties echter weggevallen, dus de notatie is nu: doos ZLDHK0001 en pallet ZLP0030.

De gedigitaliseerde hulpkaarten zijn toegankelijk gemaakt via de Archiefviewer Kadaster, raadpleegbaar op de studiezaal van het CO. De inzageprocedure verloopt digitaal.