De Collectie Zwolle 1940-1945 is in enkele decennia door schenkingen en aankopen bijeengebracht door verzamelaar Paul Harmens (Olst 1963), die al van jongs af aan gefascineerd is door de Tweede Wereldoorlog. HCO-medewerker Paul Harmens is in april 2008 voor zijn verdiensten koninklijk onderscheiden.

De omvangrijke en gevarieerde verzameling bestaat uit archiefdocumenten, egodocumenten foto's, filmmateriaal, voorwerpen, pamfletten, brochures, boeken, tijdschriften en kranten uit de oorlogsjaren en de bevrijdingsperiode, maar ook uit de tijd daarvoor en daarna. Geografisch ligt het zwaartepunt in Zwolle en de regio West-Overijssel, maar er zijn ook stukken aanwezig uit andere plaatsen en regio’s in Nederland. Om het materiaal te beheren is op 10 februari 1995 de Stichting Collectie Zwolle 1940-1945 opgericht.

De collectie belicht uiteenlopende aspecten van de Tweede Wereldoorlog en werpt onder meer licht op de lotgevallen van tientallen individuen uit collaboratie en verzet, slachtoffers van de holocaust en van oorlogshandelingen, Duitse en geallieerde militairen, maar ook op de rol van organisaties als de NSB, het Nationaal Front, de Nederlandse Unie, de politie, de arbeidsinzet, de distributie en de luchtbeschermingsdienst. De Duitse en geallieerde propaganda en het dagelijks leven komen eveneens aan bod. De collectie wordt onder meer gebruikt voor tentoonstellingen, educatie, onderzoek van persoonlijke geschiedenissen, schrijven van werkstukken, wetenschappelijke studies, het plaatsen van gedenktekens, de verlening van Yad Vashem onderscheidingen, enzovoorts.

Om de slechts in beperkte mate beschreven collectie en de daarin opgeslagen informatie nader te ontsluiten heeft het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport in 2009 in het kader van het programma Erfgoed van de Oorlog aan het HCO een subsidie verstrekt. Jan ten Hove is vervolgens als externe projectmedewerker aangetrokken om de collectie te inventariseren en te catalogiseren.

Aangezien er geen oorspronkelijke orde aanwezig was, heeft de bewerker er naar gestreefd een voor de onderzoeker bruikbare ordening in deze heterogene verzameling aan te brengen. Daarbij is in de eerste plaats een verdeling aangebracht in een drietal hoofdrubrieken: Persoonlijke stukken, Overige archieven en Thema’s.
Onder Persoonlijke stukken vallen hoofdzakelijk documenten en voorwerpen die op individuen betrekking hebben. Zo zijn in de rubriek Personen en families persoonlijke verzamelingen opgenomen van merendeels authentieke stukken, die niet alleen betrekking hebben op verzetsmensen, Joden en leden van de NSB, maar ook op ‘gewone’ mensen. Daarbij gaat het vaak om een mengeling van officiële documenten, aantekeningen, pamfletten, illegale publicaties, distributiebescheiden, correspondentie, foto’s en voorwerpen. Dagboeken, brieven, herinneringen en verhalen, en foto- plak- en aantekenboeken, die geen onderdeel uitmaken van een persoonlijke verzameling, zijn in aparte rubrieken ondergebracht en op naam geordend.
Onder Overige archieven zijn authentieke documenten van niet-persoonlijke aard ondergebracht die als een apart archiefje kunnen worden beschouwd.
Onder de hoofdrubriek Thema’s zijn archivalia, brochures, pamfletten en voorwerpen gerangschikt op onderwerpen, zoals politieke bewegingen en partijen, oorlogsvoering, propaganda, Koninklijk Huis, bestuur, illegaliteit, Jodenvervolging, kerkelijke organisaties en godsdienst, nationaal-socialistische organisaties, economie en arbeid, dagelijks leven, cultuur, media en sport, gedichten, liederen en spotprenten, nasleep, politieke verhoudingen na de oorlog, herdenking en monumenten, en Nederlands-Indië. Deze onderwerpen zijn in veel gevallen weer onderverdeeld in sub-rubrieken.

Een aantal materialen uit de collectie is elders ondergebracht. Zo zijn de circa 2000 foto’s gedigitaliseerd en afzonderlijk beschreven en opgenomen in de beeldbank van het HCO en de nationale BeeldbankWO2. Ook het aanwezige filmmateriaal is samen met andere Overijsselse films uit de Tweede Wereldoorlog in het kader van het landelijke project Erfgoed in Blik apart gedigitaliseerd en beschreven. Verder is veel secundaire literatuur in de online bibliotheekcatalogus van het HCO verwerkt.
Bijna alle in deze inventaris beschreven stukken zijn openbaar. Slechts enkele stukken worden niet zonder meer ter inzage gegeven om de privacy van nog levende personen te beschermen. In voorkomende gevallen wordt dit bij het catalogusnummer vermeld.