Kort handleiding voor het gebruik van de voorlopige inventaris van het secretarie archief der gemeente Zwolle over de jaren 1813-1923.

Inzake de raadpleging der correspondentie kent het Zwolse stadsarchief over de jaren 1813-1923 enige specifieke problemen. Met de correspondentie werd als volgt gehandeld: Ingekomen brieven en uitgaande brieven werden in chronologische volgorde ingeschreven in een register, de "Agenda" genaamd. Op deze agenda werd een index op onderwerpen gemaakt volgens het trefwoorden-systeem, waarbij men met het nadeel te kampen heeft, dat nu eens op het ene trefwoord, bijv. "Middelen van Vervoer" en dan weer op het andere trefwoord, bijv. "Stoombootveren" gezocht moet worden. Het volgnummer van de agenda is op elke brief of minuut aangebracht waarna elk stuk volgens volgnummer werd opgeborgen. Elk jaar werd opnieuw met het volgnummer 1 begonnen. Bij de opberging werden de brieven per maand tot pakken samengevoegd, waarbij bij grote hoeveelheden per maand soms twee pakken gevormd werden. Elk van deze pakken heeft een eigen inventarisnummer gekregen. Op deze pakken staan ook de volgnummers der in deze pakken aanwezige brieven. Opgemerkt moet worden, dat het mogelijk is, dat brieven, die in het einde van een maand zijn binnengekomen, in het pak van de volgende maand zijn opgeborgen. Bij het aanvragen der stukken moet men dan ook rekening houden met het briefnummer en niet met de datum. Men vraagt dus het inventarisnummer op van het pak, waarin het briefnummer voorkomt. Indien in een agenda achter een bepaald onderwerp meer briefnummers staan vermeld kan men steeds het beste zich richten op het laatste nummer de in de meeste gevallen de eerdere nummers hierbij zijn gevoegd als retroakta.

Indien dit systeem consequent was doorgevoerd zouden de problemen voor de onderzoeker vrij gering zijn. Maar stukken, die ter visie van de gemeenteraad moesten liggen of die bij de besluitvorming van de raad betrokken waren, werden als bijlagen bij de notulen beschouwd en ook als zodanig opgeborgen (en dus uit de numerieke serie gelicht!!!). Indien men deze stukken zoekt raadpleegt men eerst de raadsnotulen om de datum van behandeling te weten te komen. Daarna kan men in de bijlagen bij de raadsnotulen vrij gemakkelijk het gezochte stuk vinden. Bij het opbergen van deze bijlagen is volgnummer van het stuk volgens de agenda niet meer gebruikt. Er is nog een derde plaats, waar zich stukken kunnen bevinden die uit de numerieke serie zijn gehaald. Dit zijn de object-dossiers en de diverse registers van vergunningen (concessies). Zo bestaat er bijvoorbeeld een object-dossier over de zaak "Het Nieuwe Verlaat", de "Archiefkwestie", maar een register van concessies van stoombootveren, waar de desbetreffende correspondentie is bijgevoegd. Indien men naar speciale onderwerpen zoekt is het raadzaam eerst het desbetreffende hoofdstuk te raadplegen en eerst daarna de correspondentie aan te vragen. De hierboven geschetste manier van archiefverzorging geldt voor de gehele periode 1813-1923. In 1904 werd echter in verband met de grote hoeveelheid stukken, die jaarlijks verwerkt moest worden, de secretarie verdeeld in vier afdelingen, die elk hun eigen correspondentie-archief vormden. De verdeling der werkzaamheden over elk der afdeling was, globaal genomen, als volgt:
1e afdeling: Algemene Zaken
2e afdeling: Financiën
3e afdeling: Openbare voorzieningen, Stadsuitbreiding, Brandweer, Politie, Hinderwet, Gezondheidswet en Militaire Zaken
4e afdeling: Burgerlijke Stand en Bevolking.

Voor een exacte verdeling der werkzaamheden moet ik verwijzen naar de toelichting, die bij de stukken van deze afdelingen is gegeven. Hoewel de scheiding van de secretarie in de vier bovengenoemde afdeling reeds in 1904 een feit was, vinden we de neerslag in het archief pas in 1905. Alleen bij de vierde afdeling was de archivalische scheiding reeds in juni 1904 een feit. Tot 1 januari 1924 werd dit systeem, dat steeds minder goed voldeed, gehandhaafd. Met ingang van deze datum werd bij de secretarie der gemeente Zwolle de "Code V.N.G." ingevoerd. Daarom is hier een caesuur in het secretarie-archief gemaakt en werd AAZ02 op deze datum afgesloten. Zwolle, 30 september 1974