Collectie(stuk) schenken

Iedereen bewaart wel een archief of collectie. Bij de één zijn dat de trouwfoto’s, de geboortebewijzen van de kinderen of de ooit behaalde schooldiploma’s, bij de ander de eigendomsakte van het huis of de oude Statenbijbel die al eeuwen in de familie is. Misschien moet jouw archief of collectie wel voor de eeuwigheid bewaard blijven en is deze geschikt om over te dragen aan een archiefbewaarplaats.

Op grond van de Archiefwet zijn gemeenten en andere overheden verplicht om archiefbescheiden die in aanmerking komen voor permanente bewaring onder te brengen bij een archiefbewaarplaats zoals Collectie Overijssel. Voor alle andere organisaties, bedrijven, stichtingen, verenigingen of personen geldt de Archiefwet niet, maar dat wil niet zeggen dat archieven en collecties van deze eigenaren minder belangrijk zijn. Het zijn juist deze archieven en collecties die ervoor zorgen dat we in de toekomst een goed beeld van de samenleving van nu krijgen. Om die reden zijn particuliere archieven de moeite van het bewaren waard en worden ze door ons verzameld.

Als je een archief of collectie aan ons wil overdragen, kijkt onze relatiebeheerder eerst naar het materiaal. Die bepaalt samen met jou of Collectie Overijssel de juiste bewaarplaats is.

Voorwaarden

We stellen een aantal voorwaarden om te bepalen of een collectie(stuk) in aanmerking komt voor opname in de collectie, waarbij in de eerste plaats gekeken wordt naar de waarde van het archief of de collectie als informatiebron.

  • Jouw archief of collectie moet betrekking hebben op het grondgebied en/of inwoners van de gemeenten Deventer en/of Zwolle. Van deze gemeenten hebben wij toestemming om particuliere archieven aan te nemen, zij zijn namelijk partner in onze gemeenschappelijke regeling, samen met het Rijk. Met de Provincie Overijssel en een aantal andere overheidsorganisaties hebben wij dienstverleningsovereenkomsten.
  • Jouw archief of collectie moet een aanvulling zijn op de collecties die Collectie Overijssel al in huis heeft.
  • Jouw archief of collectie kan gaan over gebeurtenissen, ontwikkelingen of personen die een belangrijke of bijzondere rol in de samenleving speelden. Dat wil echter niet zeggen dat wij alleen collecties van bekende mensen aannemen.
  • Jouw archief of collectie kan geweigerd worden als deze niet uniek is of niet bestaat uit materiaal dat zonder meer bruikbaar (leesbaar en raadpleegbaar) is.
  • Wij verzamelen alleen papieren en digitale archieven, plat beeldmateriaal en audiovisueel materiaal. Op dit moment nemen wij geen voorwerpen of objecten aan.
  • Wij hebben als uitgangspunt dat nieuwe particuliere archieven en collecties in principe als schenking opgenomen worden, waarbij ook de auteursrechten meegaan.

Wil je meer weten over onze afwegingen, bekijk dan het Afwegingskader acquisitie archieven en collecties.

Archief op orde

Als jouw archief of collectie geschikt is voor opname, kijken we naar de staat waarin het materiaal verkeert; dit moet goed zijn. Zo moeten de stukken verpakt zijn in zuurvrije dozen en omslagen, welke door ons beschikbaar gesteld kunnen worden. Door middel van een inventaris- of plaatsingslijst moet enigszins duidelijk zijn wat er in zit. Als een archief niet aan deze eisen voldoet, verzoeken wij je dit eerst in orde te maken. Wij kunnen je adviseren over hoe je dit aan kunt pakken. Bekijk ook de Richtlijn overdracht analoog particulier archief, daarin wordt uitgelegd hoe een archief klaar te maken voor overdracht.

Openbaarheid & overeenkomst

Als een archief of collectie wordt opgenomen in onze collectie, is het materiaal in principe openbaar en mag iedereen het inzien. Toch kun je, bijvoorbeeld vanwege privacyoverwegingen, afspreken dat het geheel of gedeeltelijk pas over een bepaalde periode openbaar wordt. Dit alles wordt vastgelegd in een overeenkomst. Je kunt een archief overigens niet voor ‘eeuwig’ op slot doen. Als jouw archief of collectie geheel volgens plan bij ons is ondergebracht, tekenen beide partijen een overeenkomst.

We zijn benieuwd naar jouw archief of collectie en gaan graag met je in gesprek. Heb je vragen of wil je meer informatie ontvangen? Neem dan gerust contact met ons op.