Iedereen bewaart wel een archief of collectie. Bij de één zijn dat de trouwfoto’s, de geboortebewijzen van de kinderen of de ooit behaalde schooldiploma’s, bij de ander de eigendomsakte van het huis of het testament van opa. Een ander bewaart weer de oude Statenbijbel die al eeuwen in de familie is.
Als je een archief, collectie of collectiestuk bij ons onder wilt brengen, kijkt eerst onze relatiebeheerder naar het materiaal. Die bepaalt samen met jou of Collectie Overijssel de juiste bewaarplaats is. Collectie Overijssel heeft als uitgangspunt dat nieuwe particuliere archieven en collecties in principe als schenking opgenomen worden, waarbij ook de auteursrechten meegaan.
We stellen een aantal voorwaarden, waarbij in de eerste plaats gekeken wordt naar de waarde van het archief of de collectie als informatiebron:
Als de collectie interessant is, kijken we naar de staat waarin het materiaal verkeert, dit moet goed zijn. Zo moeten de stukken verpakt zijn in zuurvrije dozen en omslagen. Door middel van een inventaris- of plaatsingslijst moet enigszins duidelijk zijn wat er in zit. Als een archief niet aan deze eisen voldoet, verzoeken wij je dit eerst in orde te maken. Wij kunnen je adviseren over hoe je dit aan kunt pakken. Soms is het ook nodig het materiaal vooraf te laten ontsmetten.
Als een archief of collectie wordt opgenomen in onze collectie, is het materiaal in principe openbaar en mag iedereen het inzien. Toch kun je, bijvoorbeeld vanwege privacyoverwegingen, afspreken dat het geheel of gedeeltelijk pas over een bepaalde periode openbaar wordt. Dit alles wordt vastgelegd in een overeenkomst. Je kunt een archief overigens niet voor ‘eeuwig’ op slot doen.
Als jouw archief of collectie geheel volgens plan bij ons is ondergebracht, tekenen beide partijen een overeenkomst. Daarin wordt formeel vastgelegd: