Collectie Overijssel is aangewezen als archiefbewaarplaats voor de aangesloten partners in de Gemeenschappelijke Regeling. Deze partners brengen hun overheidsarchief naar ons over. Maar wat houdt dat in? En is het ook interessant voor jouw overheidsorganisatie?
De Archiefwet 1995 schrijft voor dat blijvend te bewaren informatieobjecten uiterlijk na 20 jaar worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Collectie Overijssel is aangewezen als archiefbewaarplaats voor de aangesloten partners in de Gemeenschappelijke Regeling: het Rijk, gemeente Deventer en gemeente Zwolle. Met een aantal andere partners, zoals waterschappen, gemeenten en provincie, hebben we een dienstverleningsovereenkomst afgesloten voor archiefbeheer.
In de nieuwe Archiefwet gaat de overbrengingstermijn terug naar 10 jaar, in plaats van 20 jaar. De Eerste en Tweede Kamer moeten nog besluiten over de intreding van deze nieuwe wet. De verwachting is dat deze wet in 2024 in werking zal treden.
Voordat analoog archief overgebracht kan worden, moeten er een aantal zaken worden voorbereid. Informatie hierover hebben wij verzameld in de richtlijn overbrenging overheidsarchief naar Collectie Overijssel.
In dit document wordt beschreven wat het overbrengingsproces precies inhoudt en conform welke stappen dit proces verloopt. Zo wordt er ingegaan op het wettelijke kader van de overbrenging en de bewerking van het archief.
Voordat er gestart wordt met de bewerking nemen we eerst samen met de zorgdrager de Checklist Overbrenging door. In de praktijk is de zorgdrager vaak gelijk aan de archiefvormer; de organisatie die het archief gevormd heeft vanuit zijn of haar overheidstaken. De checklist vormt de leidraad voor de gesprekken aangaande de overbrenging en zorgt voor afstemming van de verwachtingen.
Bij de richtlijn vind je een aantal bijlagen. De Checklist Overbrenging, de Normbladen voor inventariseren en materiële verzorging, Normblad bouwdossiers, een voorbeeld van Verklaring van Overbrenging en de voorbeeldinventarissen in Excel bevatten de specifieke richtlijnen voor de daadwerkelijke bewerking van het archief.
Soms is archief dat al is overgebracht nog nodig voor werkzaamheden van ambtenaren. In dit geval kunnen scans van de benodigde stukken aangevraagd worden via het formulier onder aan deze pagina.
Het begrip ‘overbrengen‘ suggereert een fysieke verplaatsing en een andere beheerder. Onder de nieuwe Archiefwet vervalt dit uitgangspunt en wordt het mogelijk om digitale informatie aan de bron te bewaren, bij de archiefvormer, en beschikbaar te stellen via een gemeenschappelijke digitale integratielaag.
Wij helpen onze aangesloten overheden om digitale duurzaamheid bij de bron te organiseren zodat de digitale informatie niet meer door ons beheerd hoeft te worden. Wel vindt er een formele (juridische) overbrenging plaats.
De opslag van digitaal overheidsarchief faciliteren wij dus niet. Wel is het mogelijk dat er digitale reproducties worden meegeleverd bij de overbrenging van analoog overheidsarchief. Deze reproducties hebben niet dezelfde juridische status als het analoge origineel of als digitaal ontstaan (digital born) overheidsarchief, waardoor daar niet dezelfde, strenge kwaliteitscriteria voor worden gevraagd.
Lees onze onepager over duurzame toegankelijkheid van digitaal archief.
Ben je benieuwd wat wij voor jouw overheidsorganisatie kunnen betekenen of wil je graag meer informatie ontvangen tijdens een persoonlijk gesprek? Neem contact met ons op via info@collectieoverijssel.nl
Via onderstaande formulier kunnen ambtenaren stukken aanvragen van hun eigen organisatie ongeacht of ze openbaar zijn. Wij scannen dan de stukken en sturen een mail met een downloadlink. Omdat deze stukken mogelijk nog niet openbaar zijn en persoonsgegevens kunnen bevatten, nemen wij alleen aanvragen hiervoor in behandeling van bekende contactpersonen. Heb je een vraag hierover of wil je de contactpersoon wijzigen? E-mail ons dan op info@collectieoverijssel.nl.