Veelgestelde vragen

Onze studiezalen zijn te bezoeken op afspraak. Deze zijn open op dinsdag, woensdag* en donderdag van 10.00 tot 17.00 uur.
*Op woensdag is alleen de studiezaal in Zwolle geopend voor bezoek op afspraak.

We helpen je graag zoveel mogelijk digitaal verder. Bekijk online via het bouwdossier-loket en onze archieftoegangen of er scans beschikbaar zijn of vraag deze aan door ons een mail te sturen. Is een bezoek aan de studiezaal toch gewenst, maak dan een afspraak.

Reserveer stukken voorafgaand aan je bezoek. Dit kan met behulp van het nummer op je bezoekerspas via onze archieftoegangen. Heb je nog géén bezoekerspas? Gebruik dan het tijdelijke pasnummer 114-23456 en noteer je naam in het veld Opmerkingen. Bezoekers voor materiaal van de Athenaeumbibliotheek in Deventer hebben geen bezoekerspas nodig, maar geef wel bij de afspraak aan wat je wilt inzien op de studiezaal. Meer uitleg over het aanvragen van stukken vind je op de pagina Collectie inzien.

Huisregels:

• Spullen als jassen, tassen, eten en drinken zijn niet toegestaan op de studiezaal. Maak hiervoor gebruik van de garderobe, kluisjes en de koffiehoek.
• Foto’s maken: fotograferen zonder flits is toegestaan. Let hierbij op de openbaarheid van de archieven, gebruik de foto’s alleen voor eigen gebruik. Je bent zelf verantwoordelijk voor het naleven van auteursrechten. Vraag bij het maken van foto’s van de studiezaal en eventuele bezoekers altijd eerst toestemming aan de bezoekers en de studiezaalmedewerkers.
• Gedrag: de studiezaal is een plaats van onderzoek en informatie-uitwisseling. Dit betekent voor de één concentratie en voor de ander overleg. Wij vragen van onze bezoekers begrip voor beide situaties. Telefoneren is niet toegestaan.
• Omgaan met archiefstukken: bedenk dat de archiefstukken kwetsbaar, uniek en onvervangbaar zijn. Raadpleeg de stukken daarom met zorgvuldigheid. Gebruik een leeskussen om gebonden delen te steunen, vermijd vouwen of kreuken, maak geen aantekeningen op de stukken en leg geen dozen of stukken op de grond.

Op onze studiezalen kun je terecht voor verschillende soorten historisch onderzoek. Hier is ook een deel van onze bibliotheek te vinden, er zijn verschillende werk- en loungeplekken aanwezig en er zijn diverse faciliteiten ter ondersteuning van jouw onderzoek. Het is de bedoeling dat jij zelf onderzoek uitvoert. De studiezaalmedewerkers kunnen assisteren bij het vinden van de juiste hulpmiddelen.

Faciliteiten en apparatuur

Microfichereader en filmprojector met computer
Met behulp van dit apparaat kun je analoge microfiches of films bekijken en deze indien gewenst als digitale scan opslaan op een USB-stick. Er zijn meerdere microfichereaders aanwezig op onze studiezaal.

Camerastatief (alleen op de studiezaal in Zwolle)
Je kunt je fotocamera ophangen in het camerastatief. Op die manier kun je met jouw eigen fotocamera scherpe foto’s maken van archiefmateriaal. Ook mag je voor eigen gebruik met je mobiel (zonder flits) foto’s maken.

Scanners
Als de staat van de stukken het toelaat mag je zelf digitale foto’s maken. Ook is het mogelijk om zelf digitale reproducties te maken met behulp van de scanners die beschikbaar zijn op de studiezaal. Na het inscannen van het document kunnen de digitale bestanden worden opgeslagen op jouw eigen USB-stick.

Garderobe en kluisjes
Jassen en tassen zijn niet toegestaan op de studiezaal. Er is een ruime garderobe met kluisjes aanwezig. Om een kluis te sluiten is een inworp van 2 euro nodig, die je na afloop terug krijgt, of haal een kluismuntje op bij de balie.

Koffiehoek
Het is niet toegestaan te eten en drinken op de studiezaal bij de archiefstukken. Hiervoor kun je in de koffiehoek plaatsnemen. Hier is een automaat aanwezig, waar je koffie of thee kunt halen voor €1,- per kopje. Neem hiervoor contant geld mee, wij kunnen helaas niet wisselen.

Bij Collectie Overijssel vind je de bouwdossiers voor adressen in de gemeenten Zwolle, Deventer en voormalig Zwollerkerspel. De dossiers zijn digitaal als scan aan te vragen via ons bouwdossier-loket.

Op zoek naar genealogische informatie over personen die in Overijssel hebben geleefd? Of jouw eigen stamboom onderzoeken? Meer informatie over de wijze waarop je een stamboomonderzoek kunt beginnen vind je op de pagina ‘Stamboomonderzoek’, hier vind je ook handige tips & tricks.

Onze archieven stammen uit de 12e tot en met de 20e eeuw. Ze zijn afkomstig van overheidsinstellingen in Overijssel, Deventer en Zwolle, zoals het stadsbestuur van Zwolle, het provinciaal bestuur, rechtbanken in Overijssel, notarissen, het kadaster, de waterstaat, de belastingen en de Burgerlijke stand.

Naast de overheid hebben ook honderden ‘particulieren’ hun archieven aan ons in bewaring gegeven: het gaat om bedrijven, landbouwcoöperaties, vakbonden, kerken, families en maatschappelijke verenigingen. Van de Koninklijke Textielfabrieken Nijverdal-ten Cate, Thomassen en Drijver Verblifa en Huisarchief De Berg tot PEC Zwolle en de hervormde gemeente Zwolle.

Je kunt de archieven en collecties digitaal inzien of op onze studiezalen. Kom je er zelf niet uit, dan helpen onze medewerkers je graag verder.

Bezoekerspas

Ben je bij Collectie Overijssel als bezoeker geregistreerd en heb je een bezoekerspas, dan kun je via de website archiefstukken reserveren, vanuit huis voorafgaand aan jouw bezoek. Door stukken te reserveren, liggen deze bij jouw volgende bezoek aan de studiezaal al voor je klaar.

Heb je nog géén bezoekerspas? Gebruik dan het tijdelijke pasnummer 114-23456 en noteer je voor- en achternaam in het desbetreffende veld.

Reserveren of aanvragen van stukken vanuit huis

Via de zoekbalk kun je zoeken in de collecties en specifiek op de stukken die je wilt reserveren. Klik op de juiste archieftoegang en selecteer de betreffende beschrijving. Bij de beschrijving klik je op de aanvraagknop (icoon van een mapje). Vervolgens verschijnt er een aanvraagscherm waarin je jouw pasnummer en eventuele opmerkingen kunt invullen. Na het versturen van de aanvraag ontvang je een bevestigingsmail.

Let op: maak eerst een afspraak om de studiezaal te bezoeken, reserveer daarna je stukken.

Alle archiefstukken zijn aan te vragen behalve:

• Stukken uit archieven die niet voorzien zijn van een toegang;
• Stukken uit archieven die in bewerking zijn;
• Niet-openbare stukken;
• Kwetsbare stukken en stukken die in kopie beschikbaar zijn.

Ook beeldmateriaal kan niet online aangevraagd worden. Neem hiervoor contact met ons op met vermelding van de datum van je volgende bezoek en zo mogelijk het toegangsnummer en het inventarisnummer van het materiaal dat je wilt raadplegen

Collectie Overijssel beheert een uitgebreide collectie boeken, kranten en tijdschriften met betrekking tot de geschiedenis van Overijssel, Zwolse en Deventer geschiedenis, archiefwetenschap en genealogie. Of wij het boek hebben dat je zoekt, kun je te weten komen via onze bibliotheekcatalogi.

Ook hebben we een overzicht van belangrijke kranten en tijdschriften en een lijst van alle artikelen verschenen in de Overijsselse Historische Bijdragen.

In bepaalde gevallen is inzage mogelijk, ook al is een archiefstuk nog niet openbaar. Dat is in de Archiefwet geregeld. In de meeste gevallen moet je aan enkele voorwaarden voldoen. Voorbeelden zijn: een bewijs van overlijden van een betrokkene of een bewijs van diens toestemming tot inzage.

Wil je toestemming vragen voor inzage in een beperkt openbaar archief, vul dan het aanvraagformulier raadpleging niet-openbare archieven in. Het ingevulde formulier kun je versturen naar info@collectieoverijssel.nl

Het is niet toegestaan om stukken uit beperkt openbare archieven te fotograferen, scannen of kopiëren, maar onder bepaalde omstandigheden kun je een beroep doen op de hardheidsclausule. Meen je daar recht op te hebben, vul dan het formulier verzoek kopieën beperkt openbaar archief in.

Je krijgt niet altijd het originele archiefstuk in handen. Het kan zijn dat het betreffende archief of archiefstuk niet aanwezig is omdat het opnieuw geïnventariseerd of gedigitaliseerd wordt, is een andere studiezaalbezoeker met de door jou gevraagde inventarisnummers bezig of is het stuk uitgeleend voor een tentoonstelling. Het is ook mogelijk dat er beperkende bepalingen op de raadpleging van het archiefstuk berusten.

Er zijn drie redenen om de raadpleging van (originele) archiefstukken te beperken:

• Er is van het originele stuk een duplicaat beschikbaar in de vorm van een microfilm, microfiches, fotokopie, foto, dia, digitaal bestand of transcriptie;
• De materiële staat van het stuk is zo slecht dat elk gebruik kan leiden tot informatieverlies of beschadiging;
• Bij de overdracht van het archief zijn beperkingen aan de openbaarheid gesteld. In de meeste gevallen hebben deze betrekking op privacybescherming van nog levende personen.

Ja, op de studiezaal mag je zelf stukken fotograferen. Hieraan zijn wel bepaalde voorwaarden verbonden. Je mag alle documenten fotograferen, met uitzondering van:

• Beperkt openbare stukken (ook al heb je toestemming tot inzage!);
• Foto’s (vanwege mogelijk elders berustende auteursrechten);
• Stukken in slechte materiële staat;
• Stukken die op microfilm of microfiche worden aangeboden. Het is overigens wel mogelijk om deze op een (zelf meegebrachte) USB-stick op te slaan via de microfilm-scanner.

Ook aan de manier van fotografen worden voorwaarden gesteld:

• Je mag in de gehele studiezaal fotograferen. Let wel op andere bezoekers en de aanwezige medewerkers;
• Je mag met een (digitale) camera fotograferen; andere reproductiemogelijkheden zoals leespennen of handscanners zijn niet toegestaan;
• Er mag geen enkel contact zijn tussen het document en het gebruikte toestel of andere hulpmiddelen. Je kunt, indien gewenst, één van de statieven van Collectie Overijssel (alleen op de studiezaal in Zwolle) gebruiken. Een eigen statief is niet toegestaan;
• Het te fotograferen document moet steeds op de tafel of op de boekensteun blijven liggen. Het mag dus nooit op de grond gelegd worden om gefotografeerd te worden;
• Je mag geen flitslicht gebruiken;
• Het is niet toegestaan om op een stoel of een andere verhoging te staan om de afstand tussen jou en het te fotograferen document te vergroten;
• De opnamen mogen alleen worden gebruikt voor privédoeleinden. Alleen na toestemming van Collectie Overijssel mag je de opnamen gebruiken voor publicatie, tentoonstelling, website of andere vorm van openbaarmaking. Een goede bronvermelding is in elk geval verplicht.

Ten behoeve van de bronvermelding van archiefstukken wordt geadviseerd om de internationale conventie te hanteren, die bestaat uit drie elementen:

• MARC/ISIL-code en naam van de archiefinstelling
• Toegangsnummer en de naam van het archief
• Inventarisnummer

Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste eenmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.

Voorbeeld voor citeren uit bronnen van Collectie Overijssel locatie Zwolle

VOLLEDIG:
NL-ZlCO, Collectie Overijssel locatie Zwolle, 0123.1 Burgerlijke stand in Overijssel, inv.nr. 3

VERKORT:
NL-ZlCO, 0123.1, inv.nr. 3

Voorbeeld voor citeren uit bronnen van Collectie Overijssel locatie Deventer

VOLLEDIG:
NL-DvCO, Collectie Overijssel locatie Deventer, 1018, Deventer Zwemvereeniging, inv.nr. 3

VERKORT:
NL-DvCO, 1018, inv.nr. 3

Wij stellen alles in het werk om je tijdens een bezoek aan of in contact met Collectie Overijssel zo goed mogelijk van dienst te zijn. Mocht je toch een klacht of tip hebben, wil je deze dan aan ons kenbaar maken? We kunnen dan actief werken aan de verbetering van onze organisatie.

De procedure
Een publieke organisatie als Collectie Overijssel wil eventuele klachten zorgvuldig behandelen. De Algemene Wet Bestuursrecht schrijft daartoe een regeling voor. Wij hanteren de procedure voor klachtbehandeling zoals die beschreven staat in hoofdstuk 9 van de Algemene Wet Bestuursrecht. Op hoofdlijnen luidt deze procedure als volgt:

Een ieder heeft het recht om over de wijze waarop een bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of een ander heeft gedragen, een klacht in te dienen bij dat bestuursorgaan; een gedraging van een persoon, werkzaam onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan, wordt aangemerkt als een gedraging van dat bestuursorgaan.  Het bestuursorgaan draagt zorg voor een behoorlijke behandeling van mondelinge en schriftelijke klachten over zijn gedragingen. Tegen een besluit inzake de behandeling van een klacht kan geen beroep worden ingesteld.

Behandeling van klaagschriften 
1. Het klaagschrift wordt ondertekend en bevat ten minste:

• de naam, het telefoonnummer en het e-mailadres van de indiener;
• de dagtekening;
• een omschrijving van de gedragingen waartegen de klacht is gericht.

2. Het bestuursorgaan bevestigt de ontvangst van het klaagschrift.
3. De behandeling van de klacht geschiedt door een persoon die niet bij de gedraging waarop de klacht betrekking heeft, betrokken is geweest. Dit is niet van toepassing indien de klacht betrekking heeft op een gedraging van het bestuursorgaan zelf.
4. Aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, wordt een afschrift van het klaagschrift alsmede van de daarbij meegezonden stukken toegezonden.
5. Het bestuursorgaan stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, in de gelegenheid te worden gehoord. Van het horen wordt een verslag gemaakt.
6. Het bestuursorgaan handelt de klacht af binnen 6 weken.
7. Het bestuursorgaan stelt de klager schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.
8. Het bestuursorgaan draagt zorg voor registratie van de bij hem ingediende schriftelijke klachten. De geregistreerde klachten worden jaarlijks gepubliceerd.

De klacht of tip 
Als je een klacht hebt, kun je natuurlijk in eerste instantie deze direct uiten bij degene op wiens gedrag de klacht betrekking heeft. Mocht dit niet tot een oplossing naar tevredenheid leiden, omschrijf dan jouw klacht op het hierbij gevoegde serviceformulier. Dit formulier is ook te verkrijgen in de studiezaal. Jouw klacht komt binnen bij de verantwoordelijke leidinggevende.

Jouw visie is voor ons van groot belang. Deze visie kan in de vorm van een klacht tot ons komen. Maar ook wensen, suggesties, tips en opmerkingen stellen wij zeer op prijs.