Openbaarheidsdag 2026

Op Openbaarheidsdag staan we stil bij het verstrijken van de openbaarheidstermijn van archieven. In dit artikel nemen collega’s Jos en Laura jullie mee in alles rondom openbaarheid, termijnen en de stukken uit de lijst.

Openbaarheid

We vieren vandaag dat er weer 886 stukken openbaar worden. Maar hoe wordt dat bepaald? Collectiespecialist Laura vertelt: “Overheidsarchief is in principe openbaar. Onder de archiefwet kunnen er wel beperkingen worden gesteld aan die openbaarheid. Procesdossiers uit de rechtbankarchieven worden bijvoorbeeld pas na 75 jaar openbaar.” Die termijnen komen natuurlijk niet uit de lucht vallen. “In de archiefwet (1995) staan drie redenen waarom openbaarheidsbeperkingen mogen worden opgelegd. Privacy is hier één van. Dat gold dus al voor overheidsarchieven voordat de AVG-wetgeving er was.”

Voor particuliere archieven zoals familiearchieven en bijvoorbeeld archieven van kerken of verenigingen worden openbaarheidstermijnen afgesproken bij de overdracht van het archief. Die vallen niet onder de archiefwet, maar sinds de AVG geldt ook voor deze archieven dat de privacy van betrokkenen moet worden beschermd.

Openbaar versus gepubliceerd

“Het is goed om te weten dat eigenlijk geen enkel stuk geheel niet openbaar is”, vertelt Laura. “Stukken die nog niet openbaar zijn, hebben een openbaarheidsbeperking. Maar je mag altijd een aanvraag doen om deze in te zien als je daar een goede reden voor hebt, bijvoorbeeld als de stukken over jouzelf gaan.” Als je deze procedure volgt en goedkeuring krijgt van de archivaris kun je zo beperkt openbare stukken onder voorwaarden toch inzien.

Na het verstrijken van de termijn voor de openbaarheidsbeperking worden archiefstukken dus openbaar. Dan mag iedereen ze inzien. Toch betekent dat niet dat je op onze website door al deze stukken kunt bladeren. Laura: “Iedereen mag openbare stukken fysiek inzien op onze studiezaal. Maar openbare stukken waar persoonsgegevens in staan van mensen die nog kunnen leven, scannen en publiceren we vanwege AVG-wetgeving niet. Er zijn dus verschillende gradaties van toegankelijkheid: van stukken waarvoor je een inzageprocedure moet doen, naar stukken die je zelf mag aanvragen ter inzage op de studiezaal en stukken die we mogen scannen en publiceren op de website.”

Ook staatsveiligheid kan invloed hebben op de openbaarheid van archiefstukken. Je kunt je voorstellen dat het niet heel handig is als iedereen de bouwtekening van een kerncentrale kan bestuderen…

Grasduinen in de lijst

In de lijst met openbaar geworden stukken kom je van alles tegen. Van rechtszaken tot persoonlijke brieven, en van foto’s tot lange lijsten uit de Burgerlijke Stand. Door deze lijst te maken, ontdekken ook onze collega’s soms interessante stukken. Jos vertelt: “We bewaren bij Collectie Overijssel een enorme hoeveelheid archiefstukken. Die kennen we logischerwijs niet allemaal uit ons hoofd. Maar doordat we deze lijst samenstellen, valt ook ons oog op stukken die we anders niet hadden gezien.” Dat levert soms verrassende inzichten op. “Zo lees je opeens zwart op wit hoe grote landelijke of regionale gebeurtenissen ingrepen in het alledaags leven. Denk bijvoorbeeld aan oorlogsarchieven die openbaar worden.”

Sporen van een verloren schilderij

Tijdens het doornemen van de lijst van 2026 stuitte Jos bijvoorbeeld op een archiefstuk dat betrekking heeft op een schilderij van Jurjen Schenck van Toutenburg, stadhouder in de Noordelijke Nederlanden in de 16^e eeuw. “Dat wekte mijn interesse, omdat ik dit schilderij al eerder had onderzocht”, legt hij uit. “Wij beheren namelijk een ander bekend portret van Schenck van Toutenburg, in de collectie van de VORG (Vereeniging tot beoefening van Overijsselsch Regt en Geschiedenis). Jarenlang dacht men dat dit het enige bewaard gebleven schilderij van de stadhouder was, tot er een ander portret opdook van de Vlaamse meester Jan Cornelis Vermeyen.”

Dit werd te koop aangeboden aan de VORG en het voormalig Provinciaal Overijssels Museum. “Dat dossier wordt nu openbaar. Helaas kon de aankoop in de jaren ’70 niet plaatsvinden, waardoor het tot op heden niet in Overijssels bezit is.” Sterker nog, waar het portret zich nu bevindt, is onbekend. “Het dook in 2021 nog eens op in een veilingcatalogus in Zwitserland, maar sindsdien ontbreekt ieder spoor”, gaat Jos verder. “Dit openbaar geworden dossier helpt om zijn sporen na te gaan…”