Volgens de wet moeten overheden hun archieven na een bepaalde termijn overdragen aan een archiefbewaarplaats. Collectie Overijssel is zo’n archiefbewaarplaats voor bijvoorbeeld de gemeenten Zwolle en Deventer. Documenten, foto’s en kaarten slaan we op in een depot. Daar staan kasten waarin de archiefstukken onder speciale omstandigheden bewaard worden. Iedereen kan de stukken inzien en de informatie gebruiken voor onderzoek, bij het plannen van een verbouwing of om een leuke website te maken. Maar het digitale tijdperk vraagt om andere manieren van bewaren. Nu wij allemaal steeds meer uitsluitend digitaal werken, moet informatie op een andere toegankelijk gemaakt worden én blijven. De plek waar digitale informatie bewaard wordt noemen we een e-depot.
In tegenstelling tot de andere Regionaal Historische Centra heeft Collectie Overijssel besloten geen eigen e-depotvoorziening op te zetten voor de bewaring van digitaal overheidsarchief. Collectie Overijssel is niet overtuigd van de toepassing op lange termijn van de e- depotvoorzieningen zoals die nu aangeboden worden. Dat komt door de toenemende complexiteit van digitaal materiaal. Ook rekenen we op de ontwikkeling van Common Ground: het eenvoudiger, sneller en flexibeler inrichten van informatievoorziening bij overheden zelf. Vandaar dat Collectie Overijssel heeft besloten in te zetten op ‘bewaren bij de bron’, dus bij overheden zelf.
Kennissessie
Omdat het onderwerp nog volop in ontwikkeling is, hield het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA) in maart een Thematiendaagse over het e-depot: Thematiendaagse E-depot. Collectie Overijssel verzorgde ook een sessie. Tijdens een livestream vanuit ANNO Stadsmuseum Zwolle spraken we over de achtergrond en gevolgen van het besluit om geen e-depot op te richten en over de rol die Collectie Overijssel voor zichzelf ziet binnen het domein van de digitale overheidsinformatie. Sprekers waren onze directeur Vincent Robijn, student archival sciences and information studies aan de Universiteit van Amsterdam Mats Redeker en strateeg informatiebeheer bij de gemeente Zwolle Yvonne Wolf. Onder leiding van Annette Allaart (Coördinator Informatie bij Collectie Overijssel) presenteerden zij hun visie met betrekking tot het e-depot en beantwoordden ze vragen vanuit de chat.
Yvonne Wolf (links) en Mats Redeker (rechts) tijdens de livestream vanuit ANNO Stadsmuseum Zwolle
V.l.n.r.: Yvonne Wolf, Mats Redeker, Vincent Robijn en Annette Allaart.
Er werd flink gediscussieerd, zowel aan tafel als op de chat. Want wat is zonder e-depot eigenlijk nog de rol van de archivaris? Hoe waarborgt de gemeente straks het zorgdragerschap? En hoe gaan we om met de overbrenging van particuliere archieven? Particulieren kunnen we natuurlijk niet vragen om een eigen e-depot te maken. De conclusie is dat we hier zeker nog niet over uitgepraat en uitgedacht zijn. Want we weten nog niet goed hoe we ‘digital born’-informatie op een duurzame manier kunnen bewaren en vooral: toegankelijk houden.
Terugkijken
Wil je meer weten over het e-depot en de visie van Collectie Overijssel? Bekijk de livestream hieronder terug of via ons YouTube-kanaal.
