Je krijgt niet altijd het originele archiefstuk in handen. Het kan zijn dat het betreffende archief of archiefstuk niet aanwezig is omdat het opnieuw geïnventariseerd of gedigitaliseerd wordt. Misschien is het stuk uitgeleend voor een tentoonstelling. Het is ook mogelijk dat er beperkende bepalingen op de raadpleging van het archiefstuk berusten. We proberen dit altijd vantevoren aan te geven, zodat je niet voor niets naar de studiezaal komt.
Er zijn stukken waarvan de materiële staat zo slecht is dat elk gebruik kan leiden tot beschadiging en informatieverlies. Deze stukken houden we veilig in het depot en halen we in principe niet van de plank. In de meeste gevallen is er wel een duplicaat aanwezig, denk aan een scan, foto(kopie) of transcriptie. Is een origineel niet aanvraagbaar, dan kun je ons dus altijd benaderen om samen te kijken wat wel mogelijk is.
Als er een scan of ander duplicaat bestaat, geven wij in principe altijd de kopie ter inzage en niet het origineel. Dit doen we om onze archiefstukken te beschermen. Het kan zijn dat we je wel vragen naar de studiezaal te komen, bijvoorbeeld als er materiaal wel gescand is maar nog niet gepubliceerd kan worden in verband met auteursrecht of persoonsgegevens. Deze scans kun je dan op de studiezaal inzien.
Een andere reden dat je originelen niet in kunt zien zijn beperkingen op openbaarheid. Als een archief aan ons overgedragen wordt, worden afspraken gemaakt over de openbaarheid. In de meeste gevallen hebben deze betrekking op privacybescherming van nog levende personen. Mocht je een goede reden hebben om een archiefstuk toch te willen bekijken, bijvoorbeeld omdat je informatie wilt over een adoptie of echtscheiding in de eigen familie, dan kun je hier een aanvraag voor doen. Meer informatie over deze procedure vind je hier.