Wat is een archief?
Officieel is een archief een verzameling van documenten, bijeengebracht door een organisatie, familie of persoon (de archiefvormer). Volgens de Archiefwet is de overheid verplicht om documenten te bewaren en over te dragen aan een archiefdienst. Als je bijvoorbeeld de bouwvergunning van je eigen woning wilt opzoeken, dan moet je deze bij de gemeente in het archief kunnen terugvinden en inzien.
Daarnaast kun je bij archief denken aan iets wat je zelf in huis hebt liggen. Bijvoorbeeld fotoalbums of dagboeken. Of officiële documenten van de notaris die je bewaard hebt omdat je een huis hebt gekocht. Binnen de archieven vind je allerlei soorten documenten die een verschillende vorm kunnen hebben. Bijvoorbeeld agenda’s en notulen, dossiers, brieven, akten, kaarten, kranten, tekeningen en foto’s.
In de video hieronder leer je meer over wat een archief is.
Welke archieven hebben we bij Collectie Overijssel?
Collectie Overijssel is gevestigd in Deventer en Zwolle. Je vindt bij ons overheidsarchieven en archieven van bedrijven, organisaties en particulieren uit heel Overijssel.
We zijn de archieforganisatie van de volgende overheden:
In deze zoekwijzer vind je een overzicht van alle gemeentearchieven die wij in huis hebben. Dit worden ook wel secretarie-archieven genoemd.
Hoe is een archief opgebouwd?
Bij bijna ieder archief hoort een toegang met een zogenaamde inventaris of plaatsingslijst. Een inventaris is een beschrijving van de inhoud van een archief. Een plaatsingslijst is een globale beperkte beschrijving van de inhoud van een archief. Alle inventarissen en plaatsingslijsten van Zwolle en Deventer kun je doorzoeken op deze website.
Elk archief heeft een eigen 4-cijferig toegangsnummer. Bijvoorbeeld 0700 voor het stadsbestuur Zwolle. Onder ‘Inventaris’ zie je hoe het archief is geordend aan de hand van de verschillende rubrieken. Door op de ‘plusjes’ te klikken kun je deze uitklappen. Dan kom je op een gegeven moment bij de archiefstukken terecht. Elk archiefstuk heeft een uniek inventarisnummer. Met behulp van een toegangsnummer én een inventarisnummer kun je stukken bij ons aanvragen.
Hoe zoek je in een archief?
Het is voor ons onmogelijk om alles wat wij in huis hebben inhoudelijk exact te beschrijven. Als je zoekt in een inventaris of plaatsingslijst, zoek je dus door de beschrijvingen die van het archief zijn gemaakt en niet door de gehele inhoud.
Als je bijvoorbeeld zoekt naar een brief die een voorouder heeft gestuurd naar de gemeente, dan vind je deze brief meestal niet door te zoeken op naam van je voorouder. Je moet in het gemeentearchief kijken onder de rubriek ‘ingekomen stukken’. Daaronder zijn de ingekomen stukken vaak weer geordend op jaartal. Dat noem je hiërarchisch zoeken. Soms kom je een voorouder wél tegen door op naam te zoeken. Het loont dus om zowel met zoektermen te spelen, als te bedenken onder welke rubriek het stuk dat je zoekt kan zijn gearchiveerd.
Een gedeelte van de archiefstukken is gescand en online te bekijken. Als een inventarisnummer is gedigitaliseerd, dan zie je een paperclipje achter de beschrijving staan. Als je daarna op de beschrijving klikt en naar beneden scrolt, dan zie je de scans in de vorm van een filmstrip er onder staan. Wij kunnen op verzoek ook archiefstukken voor je scannen. Dit geldt alleen voor stukken ouder dan 110 jaar. Op de pagina over onze Scanservice lees je meer daarover.
In de filmpjes op deze pagina worden meer tips gegeven over hoe je (online) kunt zoeken.
Beperkingen
Het is goed te weten dat niet alles bewaard is gebleven. Overheden werken met zogenaamde selectielijsten. Bepaalde stukken komen voor vernietiging in aanmerking. Ook is er in het verleden het een en ander verloren gegaan. Dit kan verschillende redenen hebben, denk hierbij aan oorlog, brand of diefstal.
Ook kun je niet altijd alles bekijken. Bij archiefstukken heb je soms te maken met een beperking op de openbaarheid. Vaak heeft dit te maken met privacy van (mogelijk) nog levende personen. Wel kun je altijd een verzoek indienen om niet-openbaar archief te mogen bekijken. Soms kunnen we een uitzondering maken.
Auteursrecht, met name bij het materiaal in onze beeldbank, zorgt er ook voor dat je niet altijd alles (online) kunt bekijken. In deze zoekwijzer lees je meer over auteursrecht.
Waar moet je zijn?
Het kan soms ingewikkeld zijn om te weten waar je moet beginnen met je archiefonderzoek. Op deze kaart is een overzicht gemaakt van de verschillende archiefinstellingen in Nederland die overheidsarchief bewaren. Bij al deze archiefinstellingen vind je ook archieven van bijvoorbeeld personen, kerken en organisaties. Neem vooral contact op met een archiefinstelling als je twijfelt waar je moet zijn. Mocht het archief niet bij hen te vinden zijn, dan wordt er graag doorverwezen.
Los van overheidsarchief zijn er in Nederland ook archiefinstellingen met een bepaald thema. Bijvoorbeeld Atria, dat archieven bewaart over vrouwengeschiedenis, en het NIOD Instituut voor Oorlogs-, Holocaust- en Genocidestudies, waar je onder andere terecht kunt voor meer informatie over de Tweede Wereldoorlog. Soms worden archieven ook nog op locatie bewaard. Bijvoorbeeld het huisarchief Twickel van landgoed Twickel. Deze archieven staan (nog) niet op deze kaart.
Hulp bij onderzoek
Wil je graag onderzoek doen in de archieven bij Collectie Overijssel maar kom je er niet uit? Neem dan contact op. We doen als organisatie zelf geen archiefonderzoek, maar helpen je graag op weg in je zoektocht.
